В РФ с 2015 года учреждено новое обязательство для гостиниц и объектов туристической сферы. Теперь данные всех постояльцев (независимо от гражданства) гостиница посылает в ФМС. Неисполнение этого обязательства грозит довольно немалым штрафом - до трехсот тысяч рублей. Администрация гостиницы сама имеет право выбирать вариант предоставления данных. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Однако в состоянии инновационного информационного оснащения всех предприятий сложно предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет составляться вручную. К тому же, следует принимать во внимание, что данные обязаны быть актуальными, иначе говоря для обеспечения своевременной сдачи отчетов о постояльцах гостиница вынуждена будет использовать курьера для представления документов в офис миграционной службы. Поэтому, почти все гостиницы вынесли решение вести электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было подготовлено несколько специализированных программных продуктов.
Чаще всего руководящая структура гостиницы уже взаимодействует со специальными программами, дающими возможность автоматизировать процесс оформления и учета постояльцев. Удобный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение в несколько раз. Штат гостиницы обучен работе с подобными программами и уже адаптировался в реалии информационных технологий. Тем не менее проработка нового программного продукта множественным персоналом - довольно непростой процесс. Разработчики специальной программы для отправки сведений о постояльцах контур фмс для гостиниц рекомендуют эффективное решение. Оператору не нужно вводить данные через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, каковая уже имеется на вооружении администраторов гостиницы. Подобный процесс осуществляется в считанные минуты под управлением ответственного лица предприятия.
ФМС имеет внушительные серверы, которые хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей РФ. Наряду с этим хозяйственный субъект, направивший данные фмс имеет непрерывный доступ к сведениям, касающимся их постояльцев. Кроме того у гостиниц теперь есть возможность контроля сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
